Check-In Reminder EmailWhen engagement dips
A friendly nudge to get check-ins going again
Send this when participation starts to slide. Keep it light — a reminder, never a reprimand. Replace the highlighted parts and send it from a real person, not a system address.
Hi everyone,
A quick nudge about your Lollipop check-ins. I’ve noticed a few of them going unanswered lately, and I wanted to say — no pressure at all. Life gets busy, and I get it.
Monthly Give-Away: We’re doing a monthly give away of [X] $[Y] Amazon gift cards over the next several months. [A] goes to whoever checks in the most. The remaining [B] will be drawn at random, and every check-in you complete is another entry.
But I do want you to know why they matter to me:
- It takes about a minute. Pick a mood, add a note if you feel like it, and you’re done.
- It’s how I know when to check on you. If something’s off, it quietly lets me know so I can reach out.
- It stays private. Never used for reviews, discipline, or promotions — that hasn’t changed and won’t.
- It’s still completely optional. Answer when you want to; skip when you don’t.
If the timing isn’t working, or the reminders are landing at a bad moment in your day, tell me — we can adjust when they arrive.
Next time one shows up, I’d love to hear from you. Even a quick tap tells me a lot.
Thanks,
[Your name]
[Title]
- Send from a manager or the internal champion — not a no-reply address.
- Pair it with a 30-second mention at your next team meeting; the two together work far better than either alone.
- If engagement has been low for more than a few weeks, check the delivery time and cadence before sending another reminder.
- Consider timing it with an incentive raffle — it reliably lifts participation.
Check-In Reminder EmailVersión en español
Un recordatorio amable para retomar los check-ins
Envíala cuando la participación empiece a bajar. Mantén un tono ligero: es un recordatorio, nunca un regaño. Reemplaza las partes resaltadas y envíala desde una persona real.
Hola a todos,
Un recordatorio rápido sobre sus check-ins de Lollipop. He notado que últimamente algunos quedan sin responder, y quiero decirles: sin ninguna presión. La vida se pone ocupada y lo entiendo.
Sorteo mensual: haremos un sorteo mensual de [X] tarjetas de regalo de Amazon de $[Y] durante los próximos meses. [A] será para quien haga más check-ins. Las [B] restantes se sortearán al azar, y cada check-in que completes es otra oportunidad.
Pero sí quiero que sepan por qué me importan:
- Toma alrededor de un minuto. Elige un estado de ánimo, agrega una nota si quieres, y ya está.
- Así sé cuándo acercarme a ti. Si algo no anda bien, me avisa de forma discreta para poder apoyarte.
- Sigue siendo privado. Nunca se usa para evaluaciones, disciplina ni ascensos — eso no ha cambiado ni cambiará.
- Sigue siendo totalmente opcional. Responde cuando quieras; omítelo cuando no.
Si el horario no les funciona, o los recordatorios llegan en un mal momento del día, díganme y podemos ajustar la hora.
La próxima vez que llegue uno, me encantaría saber de ustedes. Incluso un toque rápido me dice mucho.
Gracias,
[Tu nombre]
[Cargo]
- Envíala desde un supervisor o el líder interno, no desde una dirección sin respuesta.
- Acompáñala con una mención breve en la próxima reunión de equipo.
- Si la participación ha estado baja por semanas, revisa la hora y frecuencia de entrega antes de enviar otro recordatorio.
- Considera combinarla con un sorteo de incentivos: eleva la participación de forma confiable.