Sample Employee Introduction Email
For Managers & HR

Notifying your team

A ready-to-send note for your employees

Send this a few days before the first check-in. Replace the highlighted parts, keep the tone warm, and feel free to make it your own. A short personal line at the top goes a long way.

English
SubjectA new way for us to check in — meet Lollipop
ToThe [Team / Company] team
From[Your name]

I’m excited to share that we’re launching Lollipop at [Company] — a simple, caring way for us to check in on how you’re really doing. We are launching Lollipop because we care how you’re doing, and we want to be here for you — in the good moments and the hard ones.

Here’s how it works:

  • You’ll get a quick check-in by text asking how you’re feeling. It takes about a minute — pick a mood, add a note if you’d like, and you’re done.
  • If you’re having a hard time, it quietly lets me know so I can reach out and support you. No alarms, nothing on your record.
  • What you share stays private — only your manager and HR can see it, and it’s never used for reviews, discipline, or promotions.
  • It’s completely optional, every time. Share when you want to; skip when you don’t.
Optional — include if you’re running an incentive

Participation Incentive: We’re doing a monthly give away of [X] $[Y] Amazon gift cards over the next several months. [A] goes to whoever checks in the most. The remaining [B] will be drawn at random, and every check-in you complete is another entry.

Your first check-in will arrive on [date], which will ask you to opt-in and provide a video explaining the platform which we encourage you to watch, which you can also see here: https://youtu.be/S6K0bVwcvcY. If you have any questions, reach out to me anytime.

Thanks for being part of this — it means a lot.

[Your name]
[Title]

Lollipop · Creating Caring Workplaces
Sample Employee Introduction Email
For Managers & HR

Versión en español

Una nota lista para enviar a tu equipo

Envíala unos días antes del primer check-in. Reemplaza las partes resaltadas, mantén un tono cálido y personalízala como prefieras.

Español
AsuntoUna nueva forma de cuidarnos — te presentamos Lollipop
ParaEl equipo de [Equipo / Empresa]
De[Tu nombre]

Me alegra compartir que estamos lanzando Lollipop en [Empresa], una forma sencilla y cercana de saber cómo te sientes realmente. Lanzamos Lollipop porque nos importa cómo estás y queremos estar aquí para ti, en los buenos momentos y en los difíciles.

Así funciona:

  • Recibirás un check-in rápido por mensaje de texto preguntando cómo te sientes. Toma alrededor de un minuto: elige un estado de ánimo, agrega una nota si quieres, y ya está.
  • Si estás pasando un momento difícil, me avisa de forma discreta para poder acercarme y apoyarte. Sin alarmas, y no queda en tu expediente.
  • Lo que compartes es privado: solo tu supervisor y Recursos Humanos pueden verlo, y nunca se usa para evaluaciones, disciplina ni ascensos.
  • Es totalmente opcional, siempre. Comparte cuando quieras; omítelo cuando no.
Opcional — incluir si hay incentivo

Incentivo de participación: haremos un sorteo mensual de [X] tarjetas de regalo de Amazon de $[Y] durante los próximos meses. [A] será para quien haga más check-ins. Las [B] restantes se sortearán al azar, y cada check-in que completes es otra oportunidad.

Tu primer check-in llegará el [fecha], y te pedirá confirmar tu participación e incluirá un video que explica la plataforma, que te animamos a ver, y que también puedes ver aquí: https://youtu.be/l1bEZJ_8QqM. Si tienes preguntas, escríbeme cuando quieras.

Gracias por ser parte de esto, significa mucho.

[Tu nombre]
[Cargo]

Lollipop · Creating Caring Workplaces