Sample Employee Introduction EmailNotifying your team
A ready-to-send note for your employees
Send this a few days before the first check-in. Replace the highlighted parts, keep the tone warm, and feel free to make it your own. A short personal line at the top goes a long way.
Hi everyone,
I'm excited to share something we're starting at [Company] called Lollipop — a simple, caring way for us to check in on how you're really doing.
Here's how it works:
- You'll get a quick check-in by [text / email] asking how you're feeling. It takes about a minute — pick a mood, add a note if you'd like, and you're done.
- If you're having a hard time, it quietly lets me know so I can reach out and support you. No alarms, nothing on your record.
- What you share stays private — only your manager and HR can see it, and it's never used for reviews, discipline, or promotions.
- It's completely optional, every time. Share when you want to; skip when you don't.
We're doing this for one simple reason: we care how you're doing, and we want to be here for you — in the good moments and the hard ones. I'll be checking in right alongside you.
Your first check-in will arrive on [date]. If you have any questions, reach out to me or [HR contact name] at [email] anytime.
Thanks for being part of this — it means a lot.
Warmly,
[Your name]
[Title]
Sample Employee Introduction EmailVersión en español
Una nota lista para enviar a tu equipo
Envíala unos días antes del primer check-in. Reemplaza las partes resaltadas, mantén un tono cálido y personalízala como prefieras.
Hola a todos,
Me alegra compartir algo que estamos comenzando en [Empresa] llamado Lollipop, una forma sencilla y cercana de saber cómo te sientes realmente.
Así funciona:
- Recibirás un check-in rápido por [mensaje / correo] preguntando cómo te sientes. Toma alrededor de un minuto.
- Si estás pasando un momento difícil, me avisa de forma discreta para poder acercarme y apoyarte.
- Lo que compartes es privado: solo tu supervisor y Recursos Humanos pueden verlo, y nunca se usa para evaluaciones, disciplina ni ascensos.
- Es totalmente opcional, siempre. Comparte cuando quieras; omítelo cuando no.
Lo hacemos por una razón simple: nos importa cómo estás y queremos estar aquí para ti, en los buenos momentos y en los difíciles. Yo también participaré junto a ti.
Tu primer check-in llegará el [fecha]. Si tienes preguntas, escríbeme a mí o a [contacto de RR. HH.] en [correo] cuando quieras.
Gracias por ser parte de esto, significa mucho.
Con cariño,
[Tu nombre]
[Cargo]